Dank Notion habe ich meine Projekt-Notizen, ToDos und Dokumentationen an einem Ort

Wenn man viel am Computer arbeitet, versprechen einem auf kurz oder lang eine Menge Programme, mit ihnen würde die Arbeit einfacher, produktiver, ja am Ende sogar besser werden. Mit Wunderlist tut man endlich das was man sich vorgenommen hat, mit Evernote werden die Ideen für später organisiert und mit iA Writer kann man ohne große Ablenkung schreiben.

Wie ging es vorher überhaupt ohne? Der virtuelle Schreibtisch ist von mehr Tools bevölkert als der echte, für alles was ihm schwerfällt hat der Digital Native ein passendes Helferlein. Da wird abgehakt, hier notiert, und noch woanders die Leseliste gepflegt.

Es ist nicht schwer zu erraten, worauf ich hinaus will: Notion möchte ein Werkzeug für alles sein. Notizen, To-Do-Listen, Texte, sogar Tabellen und komplexe Listen sind möglich. Nun ist die eierlegende Wollmilchsau nicht immer eine besonders gute Idee, wenn es um Benutzerführung und Workflow geht, man schaue sich nur iTunes an. Nichts funktioniert optimal, ständig ändert sich das Bedienkonzept, und logisch sortiert ist es schon gar nicht.

Büro-Sandkasten

Doch hier liegt die Stärke von Notion: trotz einem ganzen Eimer voll Funktionen wirkt es nie überladen, der Minimalismus des UI kündet eher von einer Besessenheit seiner Designer. Kein Knopf zu viel, das meiste wird nur eingeblendet wenn es gebraucht wird.

Will ich in mein leeres Dokument ein Feature einfügen, sagen wir eine To-Do-Liste, tippe ich /to, schon bekomme ich den Vorschlag zum entsprechenden Block. So baue ich mir die Oberfläche, die ich für mein Projekt brauche, aus einem Bausatz selbst zusammen. Unterseiten, Linksammlungen, alles wird einfach direkt per Textbefehl eingefügt.

Notion bietet einen großen Schwung an an solchen Bauteilen, per Drag & Drop kann ich sie in Spalten sortieren oder umverteilen. Notion funktioniert wie ein Sandkasten voller Produktivitätstools.

Um vor lauter Freiheit nicht im totalen Chaos zu versinken, gibt es vorgefertigte Templates für häufige Anwendungsfälle wie Design-Guidelines, Stundenabrechnungen oder, wie schon erwähnt, To-Do-Listen. Alle diese Templates sind flexibel anpass- und erweiterbar. Mit Unterseiten und Verknüpfungen innerhalb dieser lassen sich komplexe Projekte erstellen und verwalten, aber auch einfach das Tagebuch oder der nächste Blogeintrag schreiben.

Durch die hohe Anpassbarkeit lässt sich Notion deutlich besser spezialisieren als andere Tools, WG-Putzpläne sind genauso möglich wie das Recherche-Dossier für die Hausarbeit. In jedes Projekt lassen sich Mitglieder einfügen, die gleichberechtigt (oder in der kostenpflichtigen Version auch eingeschränkt) an dem Projekt mitarbeiten können. So ist auch die Teamverwaltung aus Notion heraus möglich.

Am Anfang kann ein dieser Funktionsumfang plätten. Gerade durch das Bedienungskonzept mit seiner Sparoberfläche vergeht etwas Zeit, bis sich die Möglichkeiten von Notion vollends entfalten. Einiges ist untererklärt, beispielsweise sind die Templates wenige flexibel als der Rest des Programms, was manchmal frustrierend sein kann. Durch die Möglichkeiten mehrerer Tools entsteht Komplexität, und die hat manchmal ihren Preis.

Preis

Apropos Preis: Notion lässt sich kostenlos nutzen. Der Basis-Plan ist gratis und begränzt den Workspace auf maximal 1000 Blöcke. Das ist eine Menge, als Privatanwender erreicht man das nicht so schnell. Zusätzlich lassen sich maximal 5MB an Dateien hochladen, auch das genügt für die meisten Fälle. Wer mehr braucht ist mit 4$ dabei, für Teams 8$ pro Person. Das ist ein fairer Preis.